Polityka prywatności

Ten dokument wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe w związku ze stroną rotivo.pl, rejestracją i prowadzeniem konta w app.rotivo.pl oraz kontaktem z Rotivo: jakie dane, po co, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa. Piszemy konkretnie — jeśli czegoś tu nie ma, to tego nie robimy.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Muskey - Creative Agency, ul. Brzozowa 15/29, 85-154 Bydgoszcz, NIP 9532456395. Rotivo to nazwa prowadzonej przez nas usługi. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych piszesz naoffice@rotivo.pl albo dzwonisz pod +48 508 293 126.

Rotivo jest usługą dla firm. Gdy niżej piszemy o podstawie prawnej, rozróżniamy dwie sytuacje:

• jesteś przedsiębiorcą będącym osobą fizyczną (np. prowadzisz jednoosobową działalność) i to Ty zawierasz z nami umowę — Twoje dane przetwarzamy, żeby tę umowę zawrzeć i wykonać (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• działasz w imieniu firmy — jako administrator konta, osoba reprezentująca firmę, inny użytkownik albo osoba kontaktowa — Twoje dane przetwarzamy w naszym prawnie uzasadnionym interesie, którym jest zawarcie i wykonanie umowy z firmą, prowadzenie jej konta i kontakt z nią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2. Rejestracja konta w aplikacji

Konto firmy zakładasz w panelu pod adresem app.rotivo.pl/rejestracja. Przy rejestracji zapisujemy:

• nazwę firmy, NIP i telefon firmowy,
• imię i nazwisko oraz adres e-mail administratora konta; hasło — wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, którego nie da się odwrócić,
• przy logowaniu Google — identyfikator Twojego konta Google, adres e-mail i imię z tego konta (nic więcej: nie prosimy o dostęp do poczty, kontaktów ani kalendarza),
• deklarowaną liczbę pojazdów (jeśli ją wybierzesz), wersję zaakceptowanego regulaminu i datę zgody oraz — jeśli ją wyrazisz — zgodę na informacje o nowościach,
• adres IP i informację o przeglądarce z chwili rejestracji — żeby odróżnić rejestrację od automatu i wykryć nadużycia.

Dane z publicznych rejestrów: przed uruchomieniem okresu próbnego weryfikujemy firmę. Możemy przy tym uzupełnić lub potwierdzić dane na podstawie publicznych rejestrów przedsiębiorców, w szczególności wykazu podatników VAT (tzw. białej listy), CEIDG i KRS. Mogą to być m.in. nazwa firmy, NIP, adres, status działalności i dane osób uprawnionych do reprezentacji.

Cel i podstawa: założenie i prowadzenie konta oraz weryfikacja firmy przed uruchomieniem okresu próbnego — w przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną to działania na jego żądanie przed zawarciem umowy i jej wykonanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w przypadku osób działających w imieniu firmy — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zawarciu i realizacji umowy z firmą oraz prowadzeniu jej konta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Sprawdzenie firmy w publicznych rejestrach, ochrona przed nadużyciami i zabezpieczenie konta (np. wiadomość, gdy ktoś próbuje zarejestrować się na Twój adres albo dodaje logowanie Google do istniejącego konta) to nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Informacje o nowościach wysyłamy tylko za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz cofnąć w każdej chwili.

Jak długo: przez czas prowadzenia konta i okres wskazany w umowie po jego zamknięciu.

• Konto, którego adres e-mail nie został potwierdzony, zamykamy po 7 dniach. Imię, nazwę firmy, e-mail, telefon i liczbę pojazdów zachowujemy wtedy jeszcze najwyżej przez 90 dni, żeby raz skontaktować się w sprawie niedokończonej rejestracji (nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — potem je usuwamy. Możesz się temu sprzeciwić w każdej chwili; wtedy usuwamy je od razu.
• Konto, którego nie zatwierdziliśmy po weryfikacji, zamykamy od razu, bez dalszego kontaktu.
• Pozostałe dane rejestracyjne w obu przypadkach usuwamy w ciągu 30 dni od zamknięcia konta.
• W dzienniku zdarzeń zostaje wpis o decyzji (zatwierdzenie, odmowa albo wygaśnięcie rejestracji) z identyfikatorem konta w naszym systemie i datą — bez imienia, e-maila i telefonu. Przechowujemy go6 lat, żeby móc wykazać, jak postąpiliśmy z rejestracją, i bronić się przed ewentualnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Logowanie Google: gdy wybierzesz logowanie kontem Google, przeglądarka przechodzi na stronę Google, a po Twojej zgodzie wraca do nas z potwierdzeniem tożsamości. Na stronie rotivo.pl ani w panelu nie uruchamiamy skryptów Google — przekazanie danych odbywa się wyłącznie w tym jednym kroku. Google działa przy tym jako odrębny administrator; jego zasady opisujepolityka prywatności Google.

2a. Formularz zapytania (dawne „Umów demo”)

Formularz został zastąpiony rejestracją konta. Zapytania wysłane wcześniej przetwarzamy na dotychczasowych zasadach. Przy wysłaniu formularza zapisywaliśmy:

• imię i nazwisko, nazwę firmy (jeśli została podana) i telefon albo e-mail do kontaktu,
• liczbę pojazdów i branżę, jeśli zostały wybrane,
• adres IP i informację o przeglądarce z chwili wysłania — żeby odróżnić zgłoszenie od automatycznego spamu.

Cel i podstawa: odpowiadamy na zapytanie i umawiamy prezentację. Jeśli pytasz jako przedsiębiorca będący osobą fizyczną, to działania na Twoje żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); jeśli pytasz w imieniu firmy — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na odpowiedzi firmie i przygotowaniu umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Późniejszy kontakt w sprawie tego samego zapytania oraz ochrona przed nadużyciami formularza to nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jak długo: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w sprawie zapytania, a jeśli kontaktu nie było — 12 miesięcy od wysłania formularza. Po tym czasie zgłoszenie jest usuwane automatycznie. Jeśli zostaniesz naszym klientem, dalsze dane przetwarzamy na zasadach z sekcji 2.

3. Kontakt e-mailem lub telefonicznie

Gdy piszesz lub dzwonisz bezpośrednio, przetwarzamy dane z tej korespondencji, żeby odpowiedzieć — to nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a jeśli pytasz jako przedsiębiorca będący osobą fizyczną o zawarcie umowy, także działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane przechowujemy 12 miesięcy od ostatniej wiadomości — tak samo jak zapytania z formularza.

4. Informacje handlowe

Nie wysyłamy newslettera ani ofert „przy okazji”. Informacje handlowe e-mailem, SMS-em lub telefonicznie wysyłamy albo przekazujemy wyłącznie po uzyskaniu wymaganej, dobrowolnej zgody (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, a wycofanie nie wpływa na to, co zrobiliśmy wcześniej.

5. Logi serwera

Serwer, jak każdy serwer WWW, zapisuje w logach technicznych adres IP, czas i adres żądania. Korzystamy z nich wyłącznie do utrzymania bezpieczeństwa i diagnozowania awarii (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i usuwamy je automatycznie, najpóźniej po 30 dniach.

6. Pliki cookies, pamięć przeglądarki i analityka

Strona publiczna rotivo.pl nie ładuje skryptów ani czcionek z serwerów firm trzecich. Narzędzia do mierzenia ruchu (np. Google Analytics) uruchamiamy na niej wyłącznie po Twojej zgodzie (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej, art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — bez zgody strona nie zapisuje w Twojej przeglądarce niczego poza zapamiętaniem samej decyzji. Dane z analityki służą nam wyłącznie do zrozumienia, jak korzystasz ze strony (np. które sekcje są czytane, skąd przychodzisz), w postaci zbiorczych statystyk; nie łączymy ich z danymi konta i nie wykorzystujemy do reklamy.

Panel app.rotivo.pl wykorzystuje techniczne mechanizmy niezbędne do utrzymania sesji i bezpieczeństwa logowania (ciasteczka sesji i logowania Google, ustawienia widoku w pamięci przeglądarki). Nie wymagają one zgody, bo bez nich usługa nie działa, i nie wykorzystujemy ich do reklamy ani śledzenia.

Pełną listę — nazwy, cel, czas przechowywania i dostawców — oraz sposób zmiany zgody opisujepolityka cookies.

7. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Dostęp mają wyłącznie podmioty, które świadczą dla nas usługi techniczne, na podstawie umów powierzenia:

Odrębnym administratorem, a nie naszym dostawcą, jest Google przy logowaniu kontem Google (sekcja 2) — wtedy Google przetwarza dane logowania na własnych zasadach.

Dane, które przechowujemy sami w związku z rejestracją i obsługą konta, trzymamy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeśli korzystasz z logowania Google, Google przetwarza dane związane z logowaniem jako odrębny administrator, zgodnie ze swoją polityką prywatności i stosowanymi przez siebie mechanizmami transferu danych.

Powyższa tabela dotyczy danych, których administratorem jest Rotivo. Dostawcy wykorzystywani do przetwarzania danych wprowadzanych przez Klientów do aplikacji (np. telefonia, SMS, mapy) są wskazani osobno wUmowie powierzenia przetwarzania danych.

8. Twoje prawa

• dostęp do danych i otrzymanie ich kopii,
• sprostowanie danych,
• usunięcie danych albo ograniczenie ich przetwarzania,
• przeniesienie danych, które przetwarzamy na podstawie umowy, działań przed jej zawarciem lub zgody,
• cofnięcie zgody w każdej chwili — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem,
• sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu — opisany niżej,
• skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Sprzeciw: jeśli przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności albo danych potrzebujemy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wobec kontaktu w sprawie niedokończonej rejestracji uwzględniamy zawsze.

Żeby skorzystać z praw, napisz na office@rotivo.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Cię.

9. Dane w aplikacji Rotivo (dla firm korzystających z systemu)

Powyższe zasady dotyczą danych, których administratorem jest Rotivo — m.in. danych osób rejestrujących konto, administratorów konta i osób kontaktujących się z nami. Inna sytuacja dotyczy danych, które firmy serwisowe (Klienci) wprowadzają do systemu Rotivo — ich klientów, pojazdów, rozmów telefonicznych czy lokalizacji serwisantów. Te dane przetwarzamy w imieniu tych firm, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Ich administratorem jest firma, z którą masz kontakt jako klient; to ona informuje o nagrywaniu lub spisywaniu rozmów przed ich rozpoczęciem. W sprawach tych danych skontaktuj się najpierw z tą firmą — pomożemy jej odpowiedzieć. Szczegóły określa Umowa powierzenia przetwarzania danych, stanowiąca załącznik do Regulaminu.

10. Zmiany polityki

Gdy zmieni się sposób, w jaki przetwarzamy dane, zaktualizujemy ten dokument i datę na górze strony.