Regulamin

Regulamin określa zasady korzystania z usługi Rotivo — systemu do prowadzenia mobilnego serwisu opon i podobnych usług serwisowych, dostępnego w panelu internetowym i aplikacji mobilnej. Piszemy go prostym językiem: jeśli czegoś tu nie ma, obowiązują przepisy prawa.

1. Kto świadczy usługę i kogo dotyczy regulamin

Usługę świadczy Muskey - Creative Agency, ul. Brzozowa 15/29, 85-154 Bydgoszcz, NIP 9532456395 („Rotivo”, „my”). Kontakt:office@rotivo.pl, +48 508 293 126.

Klient to przedsiębiorca (firma albo osoba prowadząca działalność gospodarczą), który założył konto firmy. Użytkownik to osoba korzystająca z konta Klienta — administrator, logistyk, serwisant. Rotivo jest usługą dla firm; nie zawieramy umów z konsumentami.

Umowa zostaje zawarta z chwilą zatwierdzenia konta przez Rotivo (sekcja 2). Regulamin jest jej treścią; wersję zaakceptowaną przy rejestracji zapisujemy razem z datą.

2. Rejestracja i weryfikacja konta

Kto może założyć konto. Osoba rejestrująca oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania firmy wskazanej w formularzu (nazwa, NIP) i do zawarcia w jej imieniu umowy o korzystanie z usługi.

Jak przebiega rejestracja. Konto zakłada się w panelu pod adresemapp.rotivo.pl/rejestracja, podając nazwę firmy, NIP, telefon, imię i nazwisko oraz e-mail — hasłem albo kontem Google. Przy rejestracji hasłem konto staje się dostępne po potwierdzeniu adresu e-mail linkiem z wiadomości (ważnym 24 godziny). Konto niepotwierdzone w ciągu 7 dni zamykamy.

Konto przed weryfikacją (tryb testowy). Do czasu zweryfikowania firmy przez Rotivo konto działa w trybie testowym: panel i aplikacja są w pełni dostępne, ale nie są wysyłane wiadomości SMS do klientów, nie działa telefonia, a liczba wpisów jest ograniczona (2 pojazdy serwisowe, 3 użytkowników, 25 zleceń, 50 klientów). Dane wprowadzone w tym czasie zostają na koncie po weryfikacji.

Weryfikacja. Sprawdzamy, czy firma istnieje i prowadzi działalność, na podstawie podanego NIP-u i danych kontaktowych; możemy w tym celu zadzwonić lub napisać. Zwykle trwa to do jednego dnia roboczego. Zastrzegamy sobie prawo odmowy zatwierdzenia konta bez podania przyczyny — w szczególności, gdy dane nie zgadzają się z rejestrami publicznymi, firma nie prowadzi działalności serwisowej albo konto zostało założone w celu niezgodnym z przeznaczeniem usługi. O decyzji informujemy e-mailem; odrzucone konto zostaje zamknięte, a dane rejestracyjne usuwamy w terminie opisanym w polityce prywatności.

Logowanie kontem Google. Jeśli korzystasz z logowania Google, Rotivo otrzymuje od Google wyłącznie Twój adres e-mail, imię i nazwisko oraz identyfikator konta — nie uzyskuje dostępu do poczty, kalendarza ani innych danych. Logowanie Google można w każdej chwili zastąpić hasłem („Nie pamiętam hasła” na stronie logowania).

3. Co obejmuje usługa

Rotivo udostępnia Klientowi — w modelu abonamentowym, przez internet — panel logistyka i aplikację serwisanta do przyjmowania zleceń, prowadzenia kartoteki klientów i pojazdów, planowania pracy pojazdów serwisowych na grafiku, realizacji zleceń w terenie, oznaczania płatności, rozliczania utargu oraz — zależnie od planu — dodatkowe moduły: dobór najbliższego pojazdu, import zleceń z Oponeo, hotel opon, własna nazwa nadawcy SMS, asystent rozmowy. Zakres modułów w poszczególnych planach opisuje cennik na stronierotivo.pl/#cennik i widok planów w panelu.

Konta użytkowników. Administrator konta zakłada pozostałych użytkowników i nadaje im role. Klient odpowiada za to, kto ma dostęp do jego konta, za poufność haseł i za działania użytkowników. Konta są imienne; współdzielenie jednego loginu przez kilka osób utrudnia ustalenie, kto co zrobił, i odbywa się na ryzyko Klienta.

Aplikacja mobilna działa na telefonach użytkowników. Serwisant może udostępnić swoją pozycję w czasie pracy (ostatnia znana pozycja na mapie floty, ślad dnia); Klient jako pracodawca odpowiada za poinformowanie pracowników o tym przetwarzaniu. Rotivo nie śledzi pojazdów bez aplikacji ani poza czasem, w którym użytkownik ją uruchomił.

Rozwój usługi. Rozwijamy Rotivo na bieżąco: dodajemy funkcje i poprawiamy istniejące. Zmiany, które ograniczają zakres usługi w opłaconym okresie, zapowiadamy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, chyba że wynikają z prawa lub bezpieczeństwa.

4. Okres próbny i plany

Okres próbny. Po zatwierdzeniu konta rozpoczyna się 14-dniowy bezpłatny okres próbny na planie wskazanym w panelu. W tym czasie usługa działa bez ograniczeń trybu testowego, z rozsądnym limitem zużycia SMS-ów i map, który pokazuje panel. Rozpoczęcie okresu próbnego nie wymaga podania karty ani innej formy płatności.

Po okresie próbnym usługa jest płatna według wybranego planu. Jeśli nie chcesz kontynuować, wystarczy, że przed końcem okresu próbnego poinformujesz nas o tym e-mailem — nie wystawimy żadnej faktury, a konto zamkniemy. W przeciwnym razie od pierwszego dnia po okresie próbnym naliczamy abonament.

Plany. Dostępne plany, ich ceny i moduły opisuje cennik. Administrator konta może w panelu w każdej chwili podnieść plan na wyższy — zmiana obowiązuje od razu, a bieżący okres rozliczeniowy liczony jest według nowego planu. Obniżenie planu i zmianę cyklu rozliczeniowego z rocznego na miesięczny załatwiamy na wniosek; obowiązują od końca opłaconego okresu, o czym informujemy administratora e-mailem i w panelu. Jeśli po obniżeniu planu moduł przestaje być dostępny (np. hotel opon), dane modułu zostają na koncie w trybie tylko do odczytu — można je wydać, zamknąć i wyeksportować, ale nie dodawać nowych.

5. Opłaty i rozliczenia

Jednostka rozliczeniowa to aktywny pojazd serwisowy zarejestrowany na koncie. Bus do przewozu opon (pojazd typu „bus opon”) nie jest pojazdem serwisowym i rozliczany jest jako osobny dodatek. Abonament za miesiąc liczymy według liczby aktywnych pojazdów serwisowych w dniu naliczenia; pojazd dezaktywowany w panelu przestaje być liczony od następnego okresu.

Ceny są podane w złotych netto, za pojazd serwisowy miesięcznie; do każdej kwoty doliczamy podatek VAT według obowiązującej stawki. W planie Starter obowiązuje minimum miesięczne odpowiadające dwóm pojazdom. Przy flocie od sześciu pojazdów naliczamy rabat na pojazdach ponad piąty (6–10: 10 %, od 11.: 15 %).

Pakiety i nadwyżki. Każdy plan zawiera pakiet wiadomości SMS (na pojazd) oraz — w planach Standard i Pro — pakiet elementów map, pakiet minut rozmów przez numer Rotivo (na pojazd) i 300 minut asystenta rozmowy miesięcznie na firmę. Zużycie ponad pakiet rozliczamy w stawkach z cennika na fakturze za dany miesiąc: wiadomości SMS za segment, mapy za element, rozmowy za minutę rozpoczętą. Asystenta rozmowy ponad limit nie doliczamy — po wyczerpaniu limitu rozmowy odbywają się bez asystenta, chyba że dokupisz pakiet dodatkowy. Bieżące zużycie i pakiety widać w panelu w zakładkach Subskrypcja i Telefonia.

Dodatki (bus opon, numer telefoniczny Rotivo, pakiet dodatkowy asystenta, nagrywanie rozmów i inne z cennika) naliczamy miesięcznie za każdy aktywny dodatek. Włączenie dodatku obowiązuje od razu, wyłączenie — z końcem opłaconego miesiąca.

Cykl i faktury. Okres rozliczeniowy to miesiąc kalendarzowy; fakturę VAT wystawiamy elektronicznie po zakończeniu miesiąca i wysyłamy na adres e-mail administratora konta — Klient wyraża zgodę na faktury elektroniczne. Przy rozliczeniu rocznym płacisz z góry za 10 miesięcy i otrzymujesz 12 miesięcy usługi; zużycie ponad pakiety i dodatki rozliczamy nadal miesięcznie. Zmiana cyklu na roczny obowiązuje od pierwszego dnia następnego miesiąca.

Płatność przelewem w terminie 14 dni od wystawienia faktury. Jeśli płatność nie wpłynie, przypominamy e-mailem; 14 dni po terminie możemy zawiesić konto (dostęp do panelu i aplikacji zostaje zablokowany, dane pozostają), a 30 dni po terminie — wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. Za okres zawieszenia z winy Klienta abonament jest należny. Od zaległości możemy naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Zmiany cennika. O zmianie cen informujemy e-mailem z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem; nowa cena obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego po tym terminie, a przy rozliczeniu rocznym — od kolejnego roku. Jeśli nie akceptujesz zmiany, możesz wypowiedzieć umowę przed jej wejściem w życie. Stawki za rozmowy i SMS-y zależą od kosztów operatorów; przy wzroście tych kosztów o więcej niż 10 % możemy zmienić stawki nadwyżek w tym samym trybie.

6. Telefonia

Dodatek telefoniczny polega na udostępnieniu Klientowi polskiego numeru telefonicznego zarejestrowanego na Rotivo, na który Klient przekierowuje swój dotychczasowy numer. Połączenia przychodzące są rozpoznawane (dzwoniący, karta klienta) i łączone z logistykiem; mogą być — zależnie od ustawień — nagrywane, spisywane i wspierane asystentem rozmowy.

Numer pozostaje własnością Rotivo i jest udostępniony na czas trwania dodatku; po jego wyłączeniu numer wraca do puli po okresie kwarantanny. Klient nie może przenieść numeru Rotivo do innego operatora ani wykorzystywać go poza usługą. Własny numer Klienta pozostaje jego własnością.

Zakaz nadużyć. Numer i rozmowy mogą służyć wyłącznie do obsługi klientów Klienta w ramach jego działalności. Zabronione są w szczególności: podszywanie się pod inne podmioty, wyłudzenia, masowe połączenia automatyczne, połączenia na numery o podwyższonej opłacie oraz każde działanie naruszające ustawę o zwalczaniu nadużyć w komunikacji elektronicznej. Rotivo jest abonentem numeru wobec operatora i organów — w razie zgłoszenia nadużycia możemy natychmiast wyłączyć dodatek i przekazać dane Klienta uprawnionym organom.

Nagrywanie i spisywanie rozmów. Klient jest administratorem danych osób dzwoniących i odpowiada za podstawę prawną nagrywania i spisywania rozmów oraz za poinformowanie dzwoniących. Rotivo odtwarza zapowiedź przed każdą nagrywaną lub spisywaną rozmową; jej treść ustala administrator konta w panelu (domyślną dostarczamy my). Nagrania i transkrypcje przechowujemy w Unii Europejskiej przez okres wskazany w panelu i usuwamy po jego upływie albo na żądanie Klienta.

Dostępność telefonii zależy od operatorów, z których usług korzystamy. Jeśli asystent rozmowy albo centrala są niedostępne, połączenia są nadal łączone z logistykiem — bez rozpoznania na żywo i bez podpowiedzi. Rotivo nie jest operatorem telekomunikacyjnym w rozumieniu prawa komunikacji elektronicznej i nie świadczy usług połączeń alarmowych; numer Rotivo nie służy do dzwonienia pod numery alarmowe.

7. Dane Klienta i ochrona danych osobowych

Dane wprowadzone do systemu (klienci, pojazdy, zlecenia, rozmowy, lokalizacje) należą do Klienta. Klient jest ich administratorem w rozumieniu RODO, a Rotivo przetwarza je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, która jest załącznikiem do regulaminu i zostaje zawarta wraz z umową o usługę. Klient odpowiada za legalność danych, które wprowadza, i za obowiązki informacyjne wobec swoich klientów i pracowników.

Dane przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH), z codzienną kopią zapasową szyfrowaną i przechowywaną w innej lokalizacji w UE. Dostęp pracowników Rotivo do danych Klienta jest ograniczony do wsparcia technicznego i jest rejestrowany; wejście do konta Klienta w ramach wsparcia widać w historii zdarzeń konta. Listę podmiotów, z których usług korzystamy (podprocesorów), zawiera umowa powierzenia; o jej zmianach informujemy z wyprzedzeniem. Google jako dostawca logowania nie jest podprocesorem — przy logowaniu działa jako samodzielny administrator.

Dane o Kliencie i użytkownikach jako naszych kontrahentach (dane rejestracyjne, rozliczenia, korespondencja) przetwarzamy jako administrator — zasady opisujepolityka prywatności.

8. Obowiązki Klienta i niedozwolone użycie

Korzystając z usługi, Klient zobowiązuje się:

• podawać prawdziwe dane firmy i aktualizować je w panelu (Dane firmy),
• nie udostępniać kont osobom spoza firmy i zgłaszać nam niezwłocznie podejrzenie nieuprawnionego dostępu,
• nie wprowadzać danych uzyskanych niezgodnie z prawem i nie wysyłać przez system wiadomości niezamówionych (SMS-y służą do komunikacji ze zleceniodawcami w sprawie ich zleceń),
• nie podejmować prób obejścia zabezpieczeń, limitów ani ograniczeń technicznych, nie obciążać systemu w sposób zakłócający pracę innych klientów, nie kopiować ani nie dekompilować oprogramowania,
• korzystać z usługi zgodnie z prawem i jej przeznaczeniem.

W razie naruszenia możemy wezwać do jego zaprzestania, a przy naruszeniu rażącym lub zagrażającym bezpieczeństwu — zawiesić konto do czasu wyjaśnienia. Zawieszenie z tej przyczyny nie zwalnia z opłat.

9. Dostępność usługi i wsparcie

Dokładamy starań, żeby usługa była dostępna całą dobę. Prace serwisowe planujemy poza godzinami pracy serwisów (noc, 22:00–6:00) i — gdy mają trwać dłużej niż kilka minut — zapowiadamy w panelu. Nie gwarantujemy określonego poziomu dostępności; aplikacja mobilna działa w trybie offline w zakresie opisanym w panelu, a zlecenia dnia są dostępne na telefonie serwisanta także bez zasięgu.

Wsparcie świadczymy e-mailem i telefonicznie w dni robocze w godzinach 8:00–16:00; na zgłoszenia odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego, a awarie uniemożliwiające pracę obsługujemy w pierwszej kolejności. Awarię zgłasza się na adres office@rotivo.pl lub telefonicznie.

10. Odpowiedzialność

Rotivo odpowiada za szkody wyrządzone z winy umyślnej bez ograniczeń. W pozostałym zakresie odpowiedzialność Rotivo wobec Klienta jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie; nie obejmuje utraconych korzyści. Nie odpowiadamy za skutki nieprawidłowych danych wprowadzonych przez użytkowników, za działanie urządzeń i łączy Klienta, za niedostępność usług operatorów telekomunikacyjnych i map, ani za decyzje podjęte na podstawie podpowiedzi asystenta rozmowy — asystent przygotowuje propozycje, które użytkownik potwierdza.

Klient odpowiada wobec Rotivo za szkody wynikłe z naruszenia regulaminu przez niego lub jego użytkowników, w tym za roszczenia osób trzecich wynikające z nadużycia telefonii lub SMS-ów.

11. Czas trwania umowy, wypowiedzenie, zakończenie

Umowa jest zawarta na czas nieokreślony. Klient może ją wypowiedzieć w każdej chwili e-mailem — przy rozliczeniu miesięcznym ze skutkiem na koniec bieżącego miesiąca kalendarzowego, przy rocznym na koniec opłaconego roku (opłata za rok nie podlega zwrotowi za niewykorzystane miesiące). Rotivo może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez wypowiedzenia — w przypadkach opisanych w sekcjach 5, 6 i 8.

Po zakończeniu umowy konto przechodzi w tryb tylko do odczytu na 30 dni: w tym czasie Klient może zażądać eksportu swoich danych (klienci, pojazdy, zlecenia, depozyty, historia) w formacie umożliwiającym dalsze przetwarzanie (CSV / JSON) — przekazujemy go w ciągu 7 dni od żądania. Po 30 dniach usuwamy dane Klienta z systemu i kopii zapasowych w cyklu ich rotacji; dokumenty księgowe i zapisy wymagane prawem przechowujemy przez okres w nim wskazany. Numer telefoniczny Rotivo trafia do kwarantanny.

12. Zmiany regulaminu

Regulamin możemy zmienić z ważnych przyczyn: zmiany prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usługi, bezpieczeństwa. O zmianie informujemy administratora konta e-mailem i w panelu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; zmiany cen podlegają sekcji 5. Jeśli Klient nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed ich wejściem w życie. Dalsze korzystanie z usługi po tym terminie oznacza akceptację. Aktualna wersja regulaminu jest zawsze dostępna pod adresem rotivo.pl/regulamin, a data ostatniej zmiany widnieje u góry strony.

13. Postanowienia końcowe

Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Rotivo. Oświadczenia składamy sobie e-mailem — Rotivo na adres administratora konta, Klient na office@rotivo.pl. Nieważność jednego postanowienia nie wpływa na pozostałe. Regulamin obowiązuje od 1 października 2026 r.