Umowa powierzenia przetwarzania danych

Niniejsza umowa („Umowa powierzenia”) jest załącznikiem do Regulaminu usługi Rotivoi zostaje zawarta między Klientem (firmą, która założyła konto — „Administrator”) aMuskey - Creative Agency, ul. Brzozowa 15/29, 85-154 Bydgoszcz, NIP 9532456395 („Rotivo”, „Podmiot przetwarzający”) z chwilą zatwierdzenia konta, na podstawie art. 28 ust. 3 Rozporządzenia (UE) 2016/679 („RODO”). Umowa powierzenia obowiązuje tak długo, jak umowa o korzystanie z usługi.

1. Przedmiot i cel powierzenia

Administrator powierza Rotivo przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usługi Rotivo opisanej w Regulaminie: przyjmowania i realizacji zleceń serwisowych, prowadzenia kartoteki klientów i pojazdów, planowania pracy pojazdów, komunikacji SMS i telefonicznej ze zleceniodawcami, rozliczania utargu, przechowywania kompletów opon oraz obsługi pracowników Administratora w aplikacji. Rotivo przetwarza dane wyłącznie w celu wykonania usługi, przez czas trwania umowy i w sposób opisany w Regulaminie i tej Umowie.

2. Charakter przetwarzania

Przetwarzanie odbywa się w systemie informatycznym (panel internetowy, aplikacja mobilna, serwery i usługi opisane w §8) i obejmuje: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, przeglądanie, modyfikowanie, wysyłanie wiadomości SMS, łączenie i — w zależności od ustawień Administratora — nagrywanie i spisywanie rozmów telefonicznych, automatyczne wyodrębnianie danych zgłoszenia z treści rozmowy, geokodowanie adresów, tworzenie kopii zapasowych oraz usuwanie.

3. Kategorie osób i danych

Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących; Administrator zobowiązuje się ich nie wprowadzać.

4. Obowiązki Rotivo

Rotivo zobowiązuje się:

• przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — poleceniem jest Regulamin, ta Umowa, konfiguracja konta w panelu (np. włączenie nagrywania, treść zapowiedzi, okres przechowywania) oraz działania użytkowników Administratora w systemie; Rotivo niezwłocznie informuje, jeśli uzna polecenie za naruszające prawo,
• zapewnić, że osoby mające dostęp do danych są zobowiązane do zachowania tajemnicy i upoważnione w zakresie niezbędnym do wsparcia technicznego; każdy dostęp pracownika Rotivo do konta Administratora w ramach wsparcia („wejście jako klient”) jest rejestrowany i widoczny w historii zdarzeń konta,
• stosować środki techniczne i organizacyjne opisane w §5,
• przestrzegać warunków korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających (§8),
• pomagać Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą (§6), oraz w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO (§7),
• po zakończeniu świadczenia usługi usunąć lub zwrócić dane zgodnie z §9,
• udostępniać Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwiać audyty zgodnie z §10.

5. Bezpieczeństwo przetwarzania

Rotivo stosuje w szczególności następujące środki:

• izolacja danych klientów — każdy wiersz danych jest przypisany do konta, a baza danych wymusza izolację na poziomie silnika (Row Level Security), niezależnie od logiki aplikacji; konto aplikacji nie ma uprawnień do obejścia tej izolacji,
• szyfrowanie w transmisji (TLS) między przeglądarką, aplikacją mobilną, serwerami i dostawcami usług; szyfrowanie kopii zapasowych (AES-256) przechowywanych w osobnej lokalizacji w Unii Europejskiej; hasła przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne (Argon2),
• kontrola dostępu — konta imienne z rolami (administrator, logistyk, serwisant), natychmiastowe odcinanie sesji dezaktywowanego konta, dostęp Rotivo do panelu administracyjnego wyłącznie z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, rejestr działań operatorów,
• rozliczalność — niezmienny dziennik zdarzeń dla każdego konta (kto, co, kiedy), w tym zdarzeń telefonii z dokładnością do sekundy,
• minimalizacja — numery telefonów maskowane w logach operacyjnych, nagrania i transkrypcje przechowywane przez okres ustawiony przez Administratora i usuwane po jego upływie, zapowiedź przed każdą nagrywaną lub spisywaną rozmową,
• ciągłość — codzienna kopia zapasowa bazy, testowane przywracanie, separacja środowiska produkcyjnego od testowego (dane produkcyjne nie trafiają na środowiska testowe),
• lokalizacja — serwery, baza danych i kopie zapasowe w Unii Europejskiej (§8).

6. Pomoc w realizacji praw osób

Jeśli osoba, której dane dotyczą, zwróci się do Rotivo, Rotivo przekaże żądanie Administratorowi bez zbędnej zwłoki i nie odpowie samodzielnie, chyba że Administrator o to poprosi. Na żądanie Administratora Rotivo w ciągu 7 dni dostarcza dane danej osoby w formacie nadającym się do odczytu, poprawia je, ogranicza ich przetwarzanie albo usuwa — w zakresie, w jakim Administrator nie może zrobić tego sam w panelu.

7. Naruszenia ochrony danych i inne obowiązki

Rotivo zawiadamia Administratora o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym jego danychbez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia, na adres e-mail administratora konta, podając charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i danych, prawdopodobne konsekwencje oraz podjęte i proponowane środki; informacje, które nie są jeszcze dostępne, uzupełnia sukcesywnie. Rotivo wspiera Administratora w ocenie skutków dla ochrony danych i w uprzednich konsultacjach z organem nadzorczym, jeśli dotyczą przetwarzania w usłudze, w zakresie dostępnych mu informacji.

8. Dalsze podmioty przetwarzające (podprocesorzy)

8.1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Rotivo z poniższych podprocesorów. Rotivo nakłada na nich pisemnie obowiązki ochrony danych co najmniej takie, jak w tej Umowie, i odpowiada wobec Administratora za ich działania jak za własne.

8.2. Google jako dostawca logowania (konto Google) nie jest podprocesorem: przy logowaniu działa jako samodzielny administrator danych użytkownika, który tę metodę wybrał.

8.3. O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Rotivo informuje administratora konta e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Administrator może w tym terminie wnieść uzasadniony sprzeciw; jeśli nie uda się uzgodnić rozwiązania, Administrator może wypowiedzieć umowę o usługę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany, bez dodatkowych opłat.

9. Zakończenie przetwarzania

Po zakończeniu umowy o usługę dane pozostają dostępne do odczytu przez 30 dni, w których Administrator może zażądać ich eksportu (CSV / JSON; Rotivo przekazuje go w ciągu 7 dni). Po upływie 30 dni Rotivo usuwa dane Administratora z systemu produkcyjnego, a z kopii zapasowych — w cyklu ich rotacji (nie dłużej niż 30 kolejnych dni). Rotivo zachowuje wyłącznie dane, których przechowywania wymaga prawo (dokumenty księgowe, zapisy rozliczalności telefonii), przez okres w nim wskazany, i wyłącznie w tym celu. Nagrania i transkrypcje są usuwane razem z pozostałymi danymi, a numer telefoniczny trafia do kwarantanny.

10. Audyt

Administrator ma prawo — raz w roku, a dodatkowo po naruszeniu dotyczącym jego danych — przeprowadzić audyt zgodności przetwarzania z tą Umową, samodzielnie lub przez audytora niebędącego konkurentem Rotivo. Audyt zapowiada się z 14-dniowym wyprzedzeniem; w pierwszej kolejności Rotivo udziela odpowiedzi na pytania i udostępnia dokumentację (opis środków, listę podprocesorów, wyciągi z dziennika zdarzeń konta), a kontrola na miejscu odbywa się w godzinach pracy i nie może zakłócać usługi dla innych klientów. Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie Umowy przez Rotivo.

11. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

Odpowiedzialność stron określa art. 82 RODO oraz Regulamin (§10), z tym że ograniczenie odpowiedzialności z Regulaminu nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani kar nałożonych na Administratora wskutek działania Rotivo sprzecznego z poleceniami. W razie sprzeczności między Regulaminem a tą Umową w zakresie ochrony danych pierwszeństwo ma Umowa powierzenia. Zmiany Umowy następują w trybie zmian Regulaminu (§12 Regulaminu). Prawo polskie; sąd właściwy dla siedziby Rotivo.